Phần mềm văn phòng điện tử eOffice

Mục tiêu của phần mềm văn phòng điện tử eOffice

1. xây dựng hệ thống

• Xây dựng hệ thống phần mềm văn phòng điện tử eOffice thông báo trong cơ quan, giúp lãnh đạo có thể gửi các thông báo cho toàn bộ nhân viên, các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Chủ động đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không (Chạy outlook, vào web để kiểm tra email mới…).

• Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó.

• Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động.

• Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo có thể kiểm duyệt nội dung cũng như hình thức của bài viết trước khi lên website nội bộ, đưa ra công cộng.

• Xây dựng hệ thống quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.

• Xây dựng hệ thống thu thập ý kiến giúp lấy được ý kiến của tất cả nhân viên về một vấn đề nào đó nhanh chóng nhất.

2. Nâng cao

• Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.

• Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.

• Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt phần mềm văn phòng điện tử eOffice. Được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.

1. Quản lý, trình duyệt văn bản đến

– Hỗ trợ gõ văn bản trực tiếp.

– Nhập văn bản đến qua máy scaner, email, fax…

– Đánh số văn bản tự động hoặc văn thư tự đánh số.

– Luân chuyển, xử lý văn bản đến nhanh chóng.

– Lập phiếu xin ý kiến gửi đến chuyên viên, lãnh đạo.

– Tự động tập hợp ý kiến khi được trả lời.

– Cập nhật thông tin xử lý văn bản đến.

– Tự động nhắc việc cho người dùng khi có văn bản cần xử lý.

2. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi

– Lập dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.

– Luân chuyển dự thảo văn bản đi.

– Cập nhật thông tin về dự thảo văn bản, lưu bút lục ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

– Lập phiếu xin ý kiến gửi đến chuyên viên, lãnh đạo.

– Tự động lưu trữ sửa đổi dự thảo văn bản thành các phiên bản khác nhau.

– Cấp số cho văn bản đi.

– Phát hành văn bản đi qua mạng.

3. Quản lý hồ sơ công việc

– Lập hồ sơ công việc giúp phân loại và quản lý văn bản, giấy tờ một cách dễ dàng hơn.

– Cập nhật kết quả giải quyết công việc, sau đó đóng hồ sơ, hệ thống sẽ tự động lưu trữ.

– Lập, xóa bỏ tài liệu trong hồ sơ công việc.

– Phân quyền quản lý hồ sơ công việc.

4. Quản lý thông báo chung

– Lập, xóa bỏ hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, phòng ban hay từng nhóm cụ thể.

– Gửi thông báo, nội quy, kết luận giao ban… đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo.

5. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file

– Tích hợp tiện ích gửi nhận email.

– Chia sẻ file trực tiếp tránh lây nhiễm virus.

6. Hệ thống phân quyền

– Thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan.

– Tùy đối tượng sử dụng mà có những quyền hạn với từng loại dữ liệu khác nhau.

7. Khai thác thông tin

– Tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí khác nhau.

– Tìm kiếm văn bản theo nội dung toàn văn (Full Text).

– Lập báo cáo tổng hợp thống kê văn bản đến, văn bản đi.

– Lập báo cáo tổng hợp tình hình quản lý hồ sơ công việc và tình hình xử lý công việc.

– Cung cấp công cụ quản lý công việc, xem văn bản được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu…

8. Quản trị hệ thống

– Lập danh sách người sử dụng, nhóm sử dụng.

– Lập danh mục chức danh người sử dụng.

– Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.

Lãnh đạo:

– Điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi

– Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch

– Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác

– Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai…

Chuyên viên:

– Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công  việc đang xử lý

– Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao

– Báo cáo công việc kịp thời

– Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân…

Văn thư:

– Phân phối văn bản đơn giản

– Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng

– Hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản

– Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời…